La digitalización de documentos corresponde a una tarea de captura contemplada en la Administración del Contenido Empresarial o ECM (Enterprise Content Management). La captura contiene las funcionalidades y componentes para generar, capturar, preparar y procesar información.

La digitalización de documentos existe desde la década de los 80´s y era parte de los sistemas de administración de documentos electrónicos o EDMS (Electronic Document Management Systems) que buscaban reducir la manipulación, almacenamiento, pérdida de papel, y acceder a la información que se requería más rápidamente.

La misma madurez de los procesos de administración de documentos ha permitido evolucionar las tecnologías de captura, administración, almacenamiento, preservación y entrega de documentos relacionados a procesos organizacionales con el conjunto herramientas y estrategias que permiten la administración de la información no estructurada de la organización, donde quiera que ésta exista. Lo anterior no es otra cosa más que la definición misma de la Administración del Contenido Empresarial o ECM.

En los últimos años con los avances tecnológicos en el almacenamiento en discos, aplicaciones diseñadas para ambientes WEB, los eficientes algoritmos de compresión y la seguridad sobre canales de Internet, han abierto una posibilidad muy amplia para asegurar al proceso de captura la integración más natural a la seguridad física, lógica y a los mecanismos automáticos de escalamiento que reducen costos administrativos en la vertical de una empresa.

GBM ofrece a sus clientes la posibilidad de aplicar con una gama muy amplia de tecnologías de punta para la Administración del Contenido cubriendo; hardware, software y middleware, con modelos de negocios que van desde la adquisición de los productos por parte de sus clientes hasta brindar el servicio de “Outsourcing” en alguno de los Data Centers que GBM administra en la región.

En la gama de productos ofrecidos las empresas pueden escoger soluciones completas como el “IBM Content Management” que permite capturar, almacenar, administrar, integrar y entregar todo tipo de contenido digital a lo largo de la cadena de valor de toda la empresa, más de 13,000 compañías en todo el mundo confían en el producto para administrar la información crítica de sus negocios. http://demos.dfw.ibm.com/solutions/cm/

En Octubre 12 del 2006 IBM Corp. adquirió por $1.6 Billones de Dólares la compañía Filenet líder del mercado en Administración de Contenido y lo incorporó al portafolio de herramientas del “IBM Content Management” permitiendo darle aún mayor fortaleza a todas las empresas que deseen incorporar dichas soluciones en su negocio. http://www.filenet.com/

La administración de contenido no está orientada únicamente a la digitalización de información, resuelta la variable del como digitalizar la información ya sea manual o automática y los formatos adecuados para cada medio (documentos, audio, video), surgen las necesidades de espacio y búsquedas efectivas para lograr retornar la inversión a razón del tiempo administrativo que conlleva la búsqueda física y los alquileres de espacio.

Una empresa puede aplicar un modelo muy básico para la Administración del Contenido con una computadora personal y un scanner, pero encontrará rápidamente que deseará tener más seguridad, herramientas de base de datos, redundancia en los componentes del hardware, entre muchos, adicional tendrá que invertir mucho más dinero para lograr que las piezas adecuadas le den el beneficio que espera, cuando cumpla ésta meta va a querer que exista un mecanismo de notificación automática por correo, con ciclos de aprobaciones en línea, además de querer invertir en trasladar todo el contenido de su información a un ambiente WEB. Cuando llega a éste punto es muy probable que ya exista toda una estructura nueva en la empresa que deba administrar y muy probablemente deba incluir al departamento de tecnología para que lo ayude con la administración de los servidores y los respaldos.

Éste es un magnífico punto para pensar si no es más rentable contratar un servicio de “Outsourcing” por parte de una empresa de tecnología y definir un conjunto de niveles de servicio y seguridades que le garanticen a la empresa tener siempre tecnología actualizada por un costo mensual.

En tanto más completa sea la solución de la Administración de Contenido mayor optimización se logrará en los procesos y por ende mayores serán los beneficios en función del costo.

El Registro General de la Propiedad de Guatemala ha implementado el concepto de “Outsourcing” con GBM, donde GBM administra desde el centro de cómputo hasta la renovación tecnológica de los componentes incluidos en la solución, el proyecto inició en el 2003 y el contrato continuará hasta el 2011 incluyendo la automatización y expansión del Segundo Registro de la Propiedad, ubicado en la ciudad de Quetzaltenango.

La inversión que hace el Registro mensualmente le garantiza la correcta administración de sus recursos, a la fecha se tienen almacenados 9 millones de imágenes, con un crecimiento de 2,400 diarias generadas por las escrituras públicas que presentan los notarios para su operación, así como las inscripciones que se generan a raíz de tales solicitudes.

Como referencia tecnológica a la fecha se cuenta con dispositivos de almacenamiento IBM Shark con replicación en línea hacia el Data Center de GBM Guatemala, donde lo espera un segundo IBM Shark totalizando 6 TeraBytes de espacio en disco.

La administración de imágenes se realiza por medio del IBM Content Manager, que procesa sobre 5 servidores IBM System p con AIX como plataforma operativa y 4 Servidores de Aplicación IBM System x. El motor de base de datos para consolidar las operaciones es el IBM DB2.

Ambos Registros han optimizado sus procesos y tiempos de atención al público, de forma tal que han logrado minimizar los tiempos en que se procesa un documento, de 2 y 3 meses, hasta lograr un promedio de 5 días calendario en la actualidad.